第一章 总  则

第一条 为了加强我院财务会计档案的科学管理，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号）的规定，结合我校实际，制定本规定。

第二条 本规定用于财务档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本规定。

第三条 财务处信息中心负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

第二章 会计档案范围

第四条 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿；

3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三章 会计档案归档

第五条 会计档案的整理立卷

会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

（一）分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他；

（二）档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；

（三）管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第六条 会计凭证的装订

会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：

（一）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（二）按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；

（三）摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；

（四）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因；

（五）会计凭证装订时的要求：

1.装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

2.凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

3.装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（六）会计凭证装订后的注意事项:

1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

2.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

第七条 会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：

（一）按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；

（二）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：

1.保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；

2.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

（三）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；

（四）账簿装订后的其他要求:

1.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；

2.封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；

3.会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

第八条 会计档案的移交归档

（一）每年形成的会计档案，由财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由财务处保管一年。期满之后，由财务处编制移交清册，移交档案部门统一保管；

（二）移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务处和经办人共同拆封整理，以分清责任。

 第四章 会计档案的保管与使用

第九条 会计档案的保管

（一）会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起；

（二）会计档案室的要求：应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；

（三）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；

（四）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密。

第十条 会计档案的借阅

（一）由财务处负责保管的会计档案及移交到档案部门保管的会计档案，原则上均不得借出。

（二）校内人员需要档案资料，须经部门领导批准，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者拍照、复印；

（三）借阅时，借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改、抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

第十一条 会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，由单位档案管理机构提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定。经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（一）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

（二）档案管理机构经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

（四）会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由单位档案管理机构保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；

（五）在建设期间的会计档案，不得销毁。

第五章 附  则

第十二条 本规定解释权归财务处。

第十三条 自发布之日起施行。