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河北科技师范学院会计档案管理办法

发布时间:2018年04月25日 15:58  来源:财务处  作者:李志香  人气:

第一章 总  则

第一条 为了加强我院财务会计档案的科学管理,根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号)的规定结合我校实际,制定本规定。

第二条 本规定用于财务档案的管理。预算、计划、制度等文件材料,执行文书档案管理规定,不适用本规定。

第三条 财务处信息中心负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等,对财务会计档案的安全、完整、保密负责,对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

第二章 会计档案范围

第四条 会计档案包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证;

2.会计账簿类:总账,明细账,日记账,辅助账簿,其他会计账簿;

3.财务报告类:包括月度、季度、年度财务报告,会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告;

4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。


第三章 会计档案归档

第五条 会计档案的整理立卷

会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。

(一)分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿、二类凭证、三类报表、四类文字资料及其他;

(二)档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

(三)管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第六条 会计凭证的装订

会计凭证每月装订一次,按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作:

(一)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

(二)按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数;

(三)摘除凭证内的金属物,对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以翻阅保持数字完整;

(四)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因;

(五)会计凭证装订时的要求:

1.装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

2.凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

3.装订凭证厚度一般为3厘米,装订牢固,美观大方。

(六)会计凭证装订后的注意事项:

1.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

2.在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

第七条 会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求:

(一)按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;

(二)按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订,活页账簿装订要求:

1.保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,加上封面、封底,装订成册;

2.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起。

(三)在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章;

(四)账簿装订后的其他要求:

1.会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页的现象;

2.封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账;

3.会计账簿按保管期限分别编制卷号,如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

第八条 会计档案的移交归档

(一)每年形成的会计档案,由财务处按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。在会计年度终了后,可暂由财务处保管一年。期满之后,由财务处编制移交清册,移交档案部门统一保管;

(二)移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同财务处和经办人共同拆封整理,以分清责任。

 第四章 会计档案的保管与使用

第九条 会计档案的保管

(一)会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。保管期限从会计年度终了后的第一天算起;

(二)会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有防火器材;室内应经常保持清洁卫生,以防虫蛀、防鼠咬;保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅的地方,并防止潮湿;

(三)会计档案应放在专用的铁皮档案柜里,按顺序码放整齐,以便查找;

(四)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿,严防毁坏损失、散失和泄密。

第十条 会计档案的借阅

(一)由财务处负责保管的会计档案及移交到档案部门保管的会计档案,原则上均不得借出。

(二)校内人员需要档案资料,须经部门领导批准,在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者拍照、复印;

(三)借阅时,借阅人应认真填写档案借阅登记簿,将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚;

(四)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册,也不得涂改、抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况,须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

第十一条 会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时,由单位档案管理机构提出销毁意见,会同财务部门共同鉴定。经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)档案管理机构经办人、财务部门经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

(四)会计档案保管期满,但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出另行立卷,由单位档案管理机构保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明;

(五)在建设期间的会计档案,不得销毁。


第五章 附  则

第十二条 本规定解释权归财务处。

第十三条 自发布之日起施行。

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