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河北科技师范学院会计电算化管理办法

发布时间:2018年03月13日 16:15  来源:财务处  作者:李志香  人气:

第一章 总  则

第一条 为了指导和规范会计电算化工作,保证会计电算化工作的顺利开展,提高财务管理水平,根据《会计法》(中华人民共和国主席令第40号)和财政部制定的《会计电算化管理办法》(财会字〔1994〕27号)、《会计电算化工作规范》(财会〔2013〕20号)的有关规定,结合财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。

第二条 本制度所指的计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备,计算机软件是指财务软件。

第二章 会计电算化岗位责任制

第三条 会计核算要使用符合国家管理规定的财务软件,并建立会计电算化岗位责任制,明确各电算化岗位的职责范围。

第四条 电算化会计岗位和工作职责划分为电算化主管岗、系统管理岗、软件操作岗、审核记账岗、档案管理岗等。

第五条 电算化主管:全面负责单位会计电算化工作,制订电算化发展规划、总体方案。

第六条 系统管理岗:操作人员的权限控制,负责开、关服务器,管理机内会计数据;负责计算机系统的月度记账、结账和基本报表的生成和制作,及时打印各类账薄和报表。

第七条 电算维护岗:负责计算机硬件、软件系统管理及维护;维护财务网络的安全、正常运行;管理服务器数据库及数据备份工作;协助电算主管规划和推进学校会计电算化工作;会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。

第八条 软件操作岗:负责对本单位的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作;负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作;负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。

第九条 审核记账岗:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)的真实性、合法性、完整性进行审核;操作会计软件登记机内账簿;对打印输出的账簿、报表进行确认审核。

第十条 档案管理岗:负责财务软件和会计资料档案的管理。

第三章 会计电算化操作管理制度

第十一条 操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统,操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密,泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。

第十二条 会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记,并由电算主管根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。

第十三条 出纳人员只有现金管理系统的管理权限。

第十四条 日常操作程序

(一)系统管理人员每天到岗后,首先检查服务器是否正常开启,检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行,为其他工作做好准备;

(二)软件操作人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证,并打印机制记账凭证,同时签名或盖章确认;

(三)审核记账人员审核记账凭证及所附原始凭证,审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认,并立即对机内对应记账凭证执行审核操作;

(四)审核人员将已审收(付)款凭证交给出纳;

(五)操作人员离开操作使用计算机的工作现场,应立即退出财务软件系统,否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。

第十五条 会计数据的备份

(一)会计数据的备份由电算维护人员负责,包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统,对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,会计年度结束后及时进行刻录备份。

(二)电算维护人员应对每次备份情况做详细记录,记录的内容应包括:本次备份的时间、所备份的会计数据状态(是否过账、结账等)和所涵盖的会计期间等。

(三)电算维护人员或档案管理人员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查,发现缺损或备份数据丢失的,应立即补充备份。

第十六条 应健全必要的防治计算机病毒的措施,确保财务系统的正常运行。禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件,对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏,会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网,不具备防范条件的会计电算化系统的终端机不允许接入互联网。

第四章 电算化会计档案管理制度

第十七条 电算化会计档案管理的内容和范围

电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和计算机打印的书面等形式的会计数据。

会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据,以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。

财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等,视同会计档案保管。

第十八条 电算化会计档案的日常管理

(一)单位使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表,由会计主管负责保管。

(二)会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出,打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。

(三)现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册,应每天登记并打印,做到日清月结。对每天业务较少、不能满页打印的,也可按旬打印。

(四)各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印,装订成册存档。所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下,总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。

(五)每月结束后10日内、年度结束后30日内,财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册,由财务负责人或财务主管、审核人员和装订人员签名或盖章,存档妥善保管。

(六)每月结束后15日内、年度结束后45日内,财务人员应将打印的会计报表和有关会计资料整齐装订成册,并加盖单位公章由单位负责人、财务负责人或财务主管签名或盖章并加盖单位公章,存档妥善保管。

(七)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算维护员保管。

(八)电算维护员每月至少将工作日志备份一次,经电算主管审核确认,交会计档案管理员保存。未做备份的工作日志不得删除。

第五章 附  则

第十九条 本制度由财务处负责解释。

第二十条 本制度自发布之日起实施。

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